LA EMPRESA COMO SISTEMA

La empresa como sistema está relacionada con su entorno, del cual recibe entradas (INPUTS) en forma de recursos humanos, financieros, materiales, etc., que mediante la adecuada transformación permiten obtener unos resultados en forma de productos y/o servicios como salidas del sistemas (OUTPUTS).

Las organizaciones ó empresas, poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son:

1. Abierto, porque transforma los recursos del medio en productos y/o servicios que entrega al medio.
2. Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: la organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.
3. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque:
· La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
· La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.
· La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interes por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.
· Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad.
4. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.
5. Homeostasis o estado firme: la organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.
6. Fronteras o límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente.
7. Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora.

Aplicando la Teoría General de Sistemas podemos considerar a la empresa como un sistema abierto y complejo, en el que los distintos subsistemas y elementos están convenientemente interrelacionados y organizados, formando un todo unitario y desarrollando una serie de funciones que pretenden la consecución de los objetivos globales de la firma. Toda esa actividad se lleva a cabo en permanente interacción con el entorno con el que intercambia materia, energía e información, que son utilizados para el mantenimiento de su organización contra la degradación que ejerce el tiempo.

Subsistema de Dirección y Gestión
Es el subsistema “cerebro” de la empresa, las principales actividades que lleva a cabo este subsistema son:

1. Formulación de objetivos (rentabilidad, crecimiento, productividad)
2. Identificación de las restricciones externas e internas.
3. Definir las evoluciones deseadas para cada uno de los objetivos a largo plazo, Ed(i).
4. Determinar los resultados esperados Re(i).
5. Detectar posibles divergencias, Ed(i)- Re(i).
6. Diagnostico de la situación actual identificando fuerzas y debilidades.
7. Búsqueda de soluciones estratégicas
8. Análisis y evaluación de las distintas estrategias posibles teniendo en cuenta:
• Reacciones de la competencia
• Consecuencias para la organización en los aspectos financieros, de producto y de operaciones.
9. Elección de la estrategia que se considere más adecuada: Concretando los objetivos a mediano y corto plazo, O(i), es decir, la alta dirección se inserta a nivel táctico y operativo y más concretamente:
• Se realiza una planificación y programación que permita la ejecución de la estrategia elegida.
• Se comunican los objetivos a medio y corto plazo a las personas implicadas así como las normas, plazos etc., que servirán de base al control de los resultados.
• Se realiza una adaptación de las estructuras, sistemas de información etc.
10. Se entra en la fase de ejecución que arrojará unos resultados, R(i).

11. El sistema de control diseñado permitirá medir la divergencia entre los objetivos planteados y los resultados obtenidos O(i)-R(i).
12. De la información anterior deberán tomarse las medidas correctoras oportunas que tendrán incidencia en:
• Diagnóstico de la situación actual.
• Planificación y programación
• En un momento dado replantear la formulación de objetivos, cerrando de esta forma, el bucle que comenzó en la primera etapa.

Subsistema comercial
La actividad del subsistema comercial se desarrolla en dos vertientes principales: la investigación comercial y el marketing-mix.
En la investigación comercial se llevan a cabo las siguientes actividades:

• Se detectan las necesidades de los consumidores
• Se deciden que bienes deben satisfacerlas
• Se cuantifica la estimación de ventas correspondiente.

El marketing-mix es el conjunto de acciones que ejerce la firma para provocar el acto de compra por parte de los consumidores. Las variables sobre las que actúa son:

• El producto
• El precio
• Promoción
• La distribución.


El subsistema de operaciones
Su misión es obtener bienes y servicios de acuerdo con las necesidades detectadas por el subsistema comercial y/o de investigación y desarrollo. Las principales actividades que lleva a cabo son:

1. Se definen los objetivos a largo plazo acordes con los objetivos globales de la empresa y diseñando estrategias coherentes con los mismos.

2. Diseño del subsistema en el cual se definen las inversiones en estructura teniendo gran importancia los criterios tecnológicos, económico-financieros, así como otros menos cuantificables.
3. Se desciende a horizontes de mediano y corto plazo a través de distintas actividades relacionadas:

- Concretando los objetivos.
- Planificación: determinando cantidad de productos y servicios a elaborar, así como los diferentes momentos de tiempo.
- Programación de producción: decidiendo que subconjuntos y componentes hay que producir o adquirir y en qué fechas para satisfacer lo estipulado durante la planificación.
- Programación a muy corto plazo: Viendo qué actividades deberán desarrollar las distintas unidades productivas y en qué momento, para cumplir con la fase anterior.
- Consideración en todos los niveles de la problemática de capacidad.
- Consideración de las necesidades de materiales, tanto de productos terminados para clientes como de componentes de material primas para fabricación.

4. Ejecución y desarrollo de los controles necesarios, los cuales facilitarán la detección y corrección de posibles desviaciones respecto a los objetivos marcados.


El Subsistema de Inversión y Financiación
Las actividades anteriormente mencionadas requieren una serie de inversiones tanto en activo fijo (terrenos, instalaciones, maquinaría etc.) como en activos circulantes (caja, existencia, derechos de cobro etc.).


La selección de inversiones de acuerdo con los objetivos constituye una de las vertientes del subsistema y generará la estructura del activo. Dichas inversiones implican una necesidad de recursos financieros, que constituyen la otra vertiente de este subsistema. Dichos recursos provienen de la autofinanciación empresarial y de la financiación externa y constituyen la estructura financiera de la empresa.
La inversión y la financiación están estrechamente relacionados y, a su vez, dependen de la información suministrada por los demás subsistemas.


El subsistema de recursos humanos
La misión de este subsistema la podemos concretar en dos aspectos:

- Procurar los recursos humanos que necesita la empresa
- Incidir en la conducta de las personas orientándolos hacia la consecución de los objetivos de la firma.

Rasgos diferenciadores del subsistema:

- Extensión: presentes en toda la organización
- Tipo de recurso: las personas tienen diferente capacidad de innovación, creatividad y polivalencia.


Para intervenir en este subsistema se utilizan procesos de gestión de recursos humanos que actúan sobre inputs y los procesos de transformación que en él se producen, de forma que se alcancen los outputs o conductas deseadas. Se debe distinguir entre:

Procesos básicos: Análisis de puestos de trabajo y planificación del personal
Procesos de integración: Comprende el reclutamiento, selección y socialización del personal).
Procesos de desarrollo: promoción y formación.
Proceso de evaluación.
Procesos de compensación: valoración de puestos y sistema de retribuciones.

Otras variables importantes que inciden en las actitudes de las personas son:

- La motivación.
- Los estilos de dirección
- Los grupos de trabajo.


El subsistema de información El funcionamiento de este subsistema podría resumirse en:

- Percepción y recogida de datos internos y externos
- Registro y almacenamiento de los mismos
- Recuperación de los datos almacenados
- Procesamiento o transformación de aquellos en función de las necesidades.
- Transmisión de los flujos de información en el seno de la empresa y hacia el exterior.
- Presentación de la información requerida.